Giu 122013
 

archivio

Nel nostro paese l’archiviazione elettronica dei documenti è poco praticata.

Quando si cerca di introdurre un sistema documentale spesso ci si scontra, a tutti i livelli,  con resistenze di vario genere.

Nella mia esperienza, una volta risolti i problemi a livello di direzione (essenzialmente legati ai costi ed ai benefici non immediati :-)) si arriva alla fase più critica: convincere gli operatori dell’utilità della soluzione proposta.

Tentare di imporre certe scelte è quasi sempre deleterio, meglio convincere. Ma sono necessari argomenti veramente validi!

La barriera principale è solitamente  legata al lavoro extra necessario per l’acquisizione ottica del documento e la corretta catalogazione nel documentale. In mancanza di benefici tangibili l’addetto è convinto di dover lavorare di più senza motivo. Inoltre deve padroneggiare nuove tecnologie che probabilmente lo mettono a disagio rompendo la sua collaudata routine lavorativa.

Per non creare scompensi la soluzione ideale dovrebbe essere progettata in modo da ridurre al minimo lo sforzo necessario per l’archiviazione ed al tempo stesso fornire dei benefici immediati e tangibili.

Il caso reale:

1)Situazione prima dell’intervento

Nella mia azienda l’archiviazione dei documenti legati al ciclo passivo avveniva con strumenti tradizionali.

Le fatture venivano registrate nel sistema gestionale e poi fotocopiate.

Era necessario ottenere più copie perché ognuna di esse doveva essere archiviata in modo diverso (una nella cartelletta cliente, una nell’archivio registrazioni, una per ordine alfabetico..).

La procedura di archiviazione era svolta periodicamente ed era un’operazione molto noiosa, di quelle che in genere si affidano a stagisti o all’ultimo arrivato che deve “farsi le ossa” :-).

La destinazione finale era il locale archivio che, oltre ad essere abbastanza distante dall’amministrazione, non è climatizzato e, come tutti gli archivi, non è propriamente un ambiente salubre.

Capita qualche decina di volte in un anno che uno degli addetti dell’ufficio amministrazione debba abbandonare la propria postazione di lavoro, vestirsi adeguatamente (specie nella stagione fredda…) per andare a reperire documenti in archivio su richiesta di altri uffici dell’azienda.

Alla fine del ciclo di vita del documento (10 anni per legge) bisogna farsi carico dello smaltimento di grossi quantitativi di carta.

2)Situazione ideale (obiettivo)

Avevamo intenzione realizzare un sistema per acquisire i documenti senza grandi sforzi da parte degli addetti. Dovevamo inoltre cercare di eliminare la necessità di creare copie multiple e ridurre al minimo i tempi di archiviazione fisica.

Il sistema documentale di destinazione doveva consentire una ricerca rapida di qualsiasi documento archiviato.

Benefici previsti:

Breve termine: aumentare l’efficienza eliminando l’operazione manuale di archiviazione multipla. Questo, come scritto in precedenza,  ci può aiutare a “far digerire” la soluzione agli addetti che dovranno poi utilizzarla. La riduzione del consumo di carta porta ad un apprezzabile beneficio ambientale oltre che economico.

Medio termine: ridurre notevolmente le risorse necessarie al reperimento (altro punto a favore che sarà certamente gradito agli utilizzatori).  Condivisione: i documenti saranno immediatamente disponibili anche alle altre posizioni in azienda che potrebbero avere bisogno di consultarli. Inoltre non sarà più necessario interfacciarsi con l’amministrazione per richiederne una copia.

Lungo termine: ridurre notevolmente le risorse di smaltimento a fine vita del documento. Per il documento elettronico, visti i costi irrisori degli storage di archiviazione, non è strettamente necessaria alcuna eliminazione, ma se fosse necessario, si può impostare un job che se ne occupa in maniera automatica.

3)Cosa volevamo evitare

  • Una fase di acquisizione/archiviazione molto onerosa in termini di risorse.
  • L’acquisto di software ed hardware costosi

4)La realizzazione del progetto:

Abbiamo già in uso un sistema documentale open-source e siamo in grado di interagire con esso attraverso API che ho sviluppato personalmente

Dopo un’attenta analisi del processo abbiamo ideato un modo per rendere quasi nullo lo sforzo per l’acquisizione/archiviazione.

Il risultato è stato ottenuto con un sistema piuttosto semplice:

a seguito della registrazione della fattura viene stampata una piccolissima etichetta adesiva (vedi foto sotto) con un codice datamatrix riportante i dati necessari per identificarla in maniera univoca.

L’addetto non deve fare altro che applicare l’etichetta su ciascuna fattura, inserire il “mazzo” di documenti nel cassetto dello scanner di una delle nostre stampanti multifunzione, selezionare l’indirizzo del documentale come destinazione ed avviare la scansione.

SAMSUNG

In questo modo le fatture vengono inserite nel sistema in un'”area di carico” dove attendono il lancio di un job schedulato che, riconoscendo il codice datamatrix, si occupa della loro archiviazione.

L’archiviazione automatica consiste nello spostamento dei documenti nella cartella del fornitore (divisi per anno) e nel completamento dei metadati con numero di protocollo, data documento e riferimento. Viene inoltre inviata per email agli operatori una distinta di controllo dei documenti caricati.

Una volta archiviati i documenti sono ricercabili: semplicemente inserendo una parte della ragione sociale nel box di ricerca del documentale, si ha accesso immediato alla cartella del fornitore. Selezionando in essa la cartella “fatture” e l’anno si reperisce immediatamente la fattura cercata.

5) Conclusione

Soprattutto grazie agli evidenti benefici immediati ed alla semplicissima procedura di digitalizzazione il progetto è stato accolto talmente bene dall’ufficio amministrazione che si è deciso di procedere all’inserimento del “pregresso” arrivando fino all’inizio dell’anno (diverse centinaia di documenti).

Dopo qualche problema iniziale (prontamente risolto) il sistema sta funzionando a pieno regime e sostituirà buona parte dell’archivio fornitori cartaceo nei prossimi anni.

Il costo di implementazione e le risorse hardware e software impiegate sono molto ridotte grazie al fatto che abbiamo impiegato esclusivamente software libero e open-source. Lo sviluppo è avvenuto internamente senza richiedere costose (e spesso difficili da mantenere) implementazioni esterne.

Per concludere: un ottimo risultato che ha portato a benefici immediati e tangibili in termini di efficienza ad un costo irrisorio.

Ci servirà come leva per estendere l’utilizzo dell’archiviazione documentale ad altri settori dell’azienda che attualmente non ne fanno ancora uso.

Fabrizio Vettore

  Una risposta a “I benefici dell’archiviazione elettronica: un caso reale”

  1. Ciao! Ottimo esempio che ben chiarisce l’efficacia e l’efficienza di un sistema aziendale di archiviazione documentale. Negli ultimi anni, l’avvento di tali metodi ha permesso la riduzione dei costi e dei tempi nelle aziende sia grandi, piccole o medie che siano. In aggiunta, l’archiviazione sostitutiva se appoggiata ad un sistema in cloud permette la consultazione di tutti i documenti del webstore, da qualsiasi device, in qualsiasi luogo, è sufficiente una connessione internet!!

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